Algemene gegevens opdracht

  • Opdracht: Uitwerken Proptech strategie Bpost: Evaluatie Archibus & implementatieplan IT Solutions
  • Periode: 12/2020 - 10/2021
  • Locatie: Brussel
  • Grootte project: Afdeling Service Operations (Real Estate & Infrastructure, Facility Services, Shared Services, Security)

Evaluatie huidige IWMS

Onze opdracht bij Bpost is gestart met het evalueren of hun huidige IWMS (Archibus) voldoet aan de vereisten van een backbone en of deze behouden kan/moet worden.

(In de internetterminologie is een backbone een stelsel van zeer snelle computerverbindingen waarlangs het gegevensverkeer loopt van de netwerken die op de backbone zijn aangesloten. Een aangesloten netwerk kan zelf ook weer een backbone hebben.)
Bpost picture 1

Eerst werden de vereisten en de evaluatiecriteria bepaald, om vervolgens de vereisten af te toetsen vanuit 4 standpunten:

Bpost picture 2
Vergelijking Archibus met andere IWMS op de markt
Bpost picture 3

Conclusie

Als we alle verschillende perspectieven in overweging namen, konden we concluderen dat voor Bpost Archibus nog steeds de juiste Backbone is. Archibus connecteert voldoende met andere point solutions die het “lean” karakter in specifieke bedrijfsprocessen kunnen verbeteren. Beslissingen tot gebruik van point solutions zullen echter onderhevig zijn aan een gestandaardiseerd “beslissingsmodel”.

De nieuwe visie is om het vastgoedbeheer en facility management toekomstbestendig te maken, en om IWMS te gebruiken als open applicatieplatform:

Bepalen Proptech strategie met implementatieplan

In een tweede deel van de opdracht bracht Freestone alle functionele vereisten van alle afdelingen binnen Service Operations in kaart, om deze dan te prioriteren en om zo te komen tot een concreet implementatieplan voor 2022.

Om een implementatieplan te kunnen opmaken, hield Freestone rekening met een aantal factoren:

Bpost picture 4

Alle functional requirements werden bepaald, aan de hand van interviews, een template en workshops, om hun toekomstige behoeften op korte, middellange en lange termijn te kennen.

Zo werd al gauw de hoeveelheid van functionele vereisten duidelijk die elk departement nodig had.

Bpost picture 5

Al deze functionele vereisten werden bovendien onderverdeeld in clusters, om inhoudelijk groeperingen, conclusies en analyses te kunnen maken.

Na afstemming met de provider van Archibus, konden we ook vaststellen welke vereisten konden opgevangen worden in Archibus en welke eerder door een Point Solution zou ontwikkeld kunnen worden.

Implementatieplan

Met al deze gegevens kon er een implementatieplan opgesteld worden, een roadmap voor de komende 3 jaren.

Bpost picture 6
Roadmap tot 2024

Echter, het was belangrijk dat Bpost een concreet plan had, met focus op het komende budgetjaar 2022.

Binnen bovenstaand plan moest er dus gezorgd worden voor extra prioriteiten, om tot een haalbaar en realistisch plan te komen.

Evaluatiematrix

Om objectief te kunnen prioriteren, werd een evaluatiematrix opgesteld, waarin een gewicht gegeven werd aan een aantal critera waaraan de functionele vereisten binnen de clusters moesten voldoen.

Bpost picture 7

Op basis van deze evaluatiematrix konden we dan een realistisch plan opmaken voor de scope 2022.

Deliverables:

Benieuwd naar hoe Freestone jouw organisatie ook kan helpen met een analyse van jullie huidige IWMS systeem, of een analyse van alle behoeften, om te komen tot een concreet plan voor implementatie?